Спецпроекты
С помощью каких приложений можно эффективно управлять коллективом на удалёнке
С помощью каких приложений можно эффективно управлять коллективом на удалёнке
Технологии
отправить
Задать вопрос
по материалу
 

Офис – там, где ты

С помощью каких приложений можно эффективно управлять коллективом на удалёнке

С развитием современных средств связи всё популярнее становится работа в удалённом формате. Плюсы для работника перечислять можно долго: не нужно каждый день тратить время на дорогу, можно работать в привычной обстановке, самому выбирать наиболее продуктивное время или, как предел мечтаний, работать, попивая кокосовое молоко где-нибудь на пляже в Таиланде. Работодатели же более консервативны и не спешат использовать удалённый формат, предпочитая думать, что если работника не видно – то он не работает вовсе. «Умная Страна» решила разобраться, чем выгодна работа на «удалёнке» бизнесу, с помощью каких приложений можно организовать работу офиса, а также собрала примеры удачных кейсов российских компаний, не боящихся идти в ногу со временем.

Тренд цифровой эпохи

Растет целое поколение людей, для которых доступ к интернету и общение через гаджеты – непременное условие не только для работы, но для полноценной жизни. «Поколение Z решает все вопросы через гаджеты. Мерило профессионализма – это то, сколько подписчиков собрал блог или сколько лайков принес проект. Работа воспринимается как часть жизни, мир открыт и предлагает возможности для путешествий или просто жизни в другой стране. Поэтому как раз для этого поколения очень странно выглядят требования работодателей «привязаться» к одному офису и ходить туда в строго назначенные часы. Первый вопрос, который возникает: «Зачем?» Зачем тратить время на дорогу, если можно работать рано утром, поздно ночью, в выходные, в любые удобные часы», рассказал «Умной Стране» Василий Воропаев, генеральный директор платформы по удаленному сотрудничеству с IT-специалистами RuBrain.com.

79% работников умственного труда, согласно глобальному опросу PGI, уже работают из дома, а еще 60% при наличии такой возможности продолжили бы работать по своей специальности и в тех же зарплатных рамках, но на дому. В дальнейшем процентное соотношение удаленных работников по отношению к офисным, благодаря активному внедрению информационно-коммуникационных технологий, будет только расти, считает Юлия Фирсова, PR-директор ГК «РАМАКС».

«Удалённая работа и свободный график ― настоящие тренды времени. Для сотрудников главным преимуществом такой работы является гибкость, которую она дает. Это позволяет им распоряжаться своим временем, не загоняя себя в жесткие рамки, работать буквально везде, где есть Интернет. Удалённые работники могут сами выбрать удобное для себя время для работы или решения бытовых вопросов. Для женщин с маленькими детьми это возможность работать из дома, для пенсионеров и инвалидов - сохранение профессионального статуса и финансовой стабильности. Удалённая работа - это и начало предпринимательства. Вы сами управляете своим временем, но сами и отвечаете за результаты своих достижений».

Все больше миллениалов в резюме пишет «только удаленная работа», «частичная занятость». И представители всё большего числа профессий не хотят работать в офисе, считает Наталья Сторожева, генеральный директор Центра развития бизнеса и карьеры «Перспектива». «Это специалисты по SMM, маркетологи, копирайтеры, пиарщики, дизайнеры, программисты, архитекторы. Плюсами в работе с удалёнными сотрудниками можно назвать существенное снижение затрат на ФОТ, экономию на оборудовании рабочих мест, организации питания, затратах на аренду большого помещения и т.д. А также возможность привлечь к важному проекту дорогостоящего специалиста (дизайнера, юриста), пригласить которого на постоянную работу небольшая компания себе позволить не может».

Для работодателей это означает лишь одно: время возмущения прошло. Наступило время понимания и подстраивания под таких сотрудников, добавляет Василий Воропаев. «Для этого хорошо подходит формат проектной работы, когда работа оплачивается поэтапно, и работник получает гарантированные выплаты, хотя не обременён излишней документацией. На Западе подобные вопросы решаются третьей стороной (компанией-посредником), которая предоставляет услуги и гарантии как компаниям-заказчикам, так и фрилансерам».

Финансовая выгода

Для работодателя привлечение удалённых сотрудников – это в первую очередь серьёзная экономия, считает Евгения Тудалецкая, эксперт по организации работы на удалении, директор агентства «HR master». «Вы забудете об аренде офисов, покупки оргтехники, организации питания, льгот и соцпакетов и высоких заработных плат. В приоритете будет не процесс выполнения задач, а ожидаемый результат. Отсюда отпадает излишний контроль. Все серьёзно подготовленные удалённые сотрудники эффективно владеют самоконтролем и тайм-менеджементом, потому что это выгодно в первую очередь для них самих. География поиска идеального сотрудника расширяется до размеров матушки-планеты, и, наконец, удалённые сотрудники больше замотивированы на удержании своего удалённого места».

Нанимая удаленных сотрудников, работодатель также экономит на счетах за электричество и интернет, сокращает немалую статью расходов на «кухонные» принадлежности, вроде воды, кофе, чая и печенья. Но это лишь верхушка айсберга, говорит Василий Воропаев. «Нижняя, но, наверное, главная часть - то, что относится к оплате труда. При работе с удалёнными сотрудниками компания экономит на фонде оплаты труда 15-20% (с учетом расходов на связь и транспорт). Кроме того, вы получаете прекрасную возможность нанять высококлассного специалиста, но не платить ему огромную зарплату. Во-первых, часто такие люди в другом городе или стране стоят дешевле. Во-вторых, вы можете привлечь их на разовый проект и получить обоюдную выгоду, не оформляя сотрудника в штат».

Мотивировать и контролировать

Основные страхи работодателей – то, что без строгого контроля работники будут тратить время на что угодно, кроме работы. Но это легко решить. Как? Об этом «Умной Стране» рассказал бизнес-тренер и телеведущий Владимир Якуба. Удалённый сотрудник, по его мнению, зачастую в меньшей мере чувствует себя частью команды, чем офисный. Поэтому и мотивировать его тяжелее. Одной зарплаты здесь недостаточно: работники все равно нарушают дедлайны, а могут и вовсе в самый ответственный момент исчезнуть».

«Я обозначил для себя основное условие приема соискателя на работу – знакомство (личное или по скайпу). Пока вы с сотрудниками просто переписываетесь, вы для них – безликий работодатель. После знакомства вы становитесь «человеком», с эмоциями, хобби, характером. В этом случае устанавливаются доверительные отношения, и работник уже боится вас подвести».

Ещё один совет - ежедневно общаться со своими сотрудниками, причем не обязательно по рабочим вопросам. «Поинтересуйтесь, например, как у них прошёл день, или какое сегодня настроение. Они привыкнут с вами общаться, и потом будут говорить о сложностях в работе. Таким образом вы сможете держать руку на пульсе. И обязательно помогайте новичкам. Если не можете лично, назначьте компетентного сотрудника. Новичок не будет себя чувствовать «брошенным», соответственно, сможет принести пользу компании».

Создать эффект присутствия помогут приложения и грамотная организация работы с учётом особенностей формата на «удалёнке». Своим опытом с «Умной Страной» поделился Борис Попов, директор по развитию бизнеса компании Vinteo.

«Для внедрения модели удаленной работы, руководству компании нужно точно определить, какие работники могут выполнять свои обязанности из дома, а какие должны постоянно присутствовать на рабочем месте, и чётко отслеживать, насколько эффективно выполняются обязанности. То есть нужно детально продумать систему измерения эффективности и отчётности. Часто срабатывает такой момент - как бы ни была хороша созданная в компании система мотивации, в непосредственном присутствии руководителя люди всё равно работают эффективнее, поэтому при переходе на удалённую работу управляемость коллективом может снижаться. Плюс все-таки в России у многих руководителей все еще сильно убеждение – если я не вижу сотрудника, значит, он не работает».

Главный результат, который удалось добиться компании «Сёрчинформ» при привлечении удалённых сотрудников – это то, что текучка кадров упала почти до нуля, рассказала «Умной Стране» Юлия Потапова, ведущий HR-специалист компании. «Наш опыт начался с поиска разработчиков. В ИТ-сфере это самая дефицитная специальность, и регионы стали для нас неосвоенным кадровым ресурсом. После удачного опыта с программистами, мы стали подбирать и принимать на «удалёнку» и других специалистов. Теперь вне штаб-квартиры работает даже PR-директор. То, что в команде люди из разных уголков страны, обогащает корпоративную культуру. На примере нашей компании могу сказать, что удалённый штат оказывается часто очень эффективным решением кадрового вопроса. У нас до нереальности низкая текучка кадров среди разработчиков – всего 0,3% за 7 лет».

Решения

Что касается технологической базы для удаленного общения, то здесь выбор велик. Это и традиционные мессенджеры (Skype, WhatsApp и другие), и использование видеоконференсвязи (ВКС) во внутрикорпоративной практике. «Причём у профессиональных систем ВКС намного шире функционал – запись конференций, стриминг, веб-кастинг, веб-конференции, подключение аудиоучастников, IP-видеокамер и возможность добавлять специализированные функции, которые нужны конкретной компании. И важный для компаний вопрос безопасности. Такой всеобъемлющий подход дает хорошие результаты при контроле процессов работы и позволяет создавать реальный эффект присутствия», - добавляет Попов.

«В России до сих пор считается, что максимальную эффективность в работе сотрудник может показать только под строгим контролем руководителя. Мы пошли другим путем», - рассказал «Умной Стране» Сергей Демин, технический директор Supportila.RU. «Для организации работы мы используем две бесплатные системы - FreshDesk и Bitrix24. В планах заменить FreshDesk на Okdesk. Для корпоративной почты подключен домен, а сами ящики на Яндексе. В качестве чата выступает Skype, а документы храним в Яндекс.Диске. В нашей компании такого набора более чем достаточно для качественной и эффективной работы. Современные средства позволяют строить максимально подробные отчеты о проделанной работе. Если грамотно внедрить необходимые программные продукты, тогда руководитель будет всегда в курсе, что происходит с его компанией и как работают сотрудники».

Юристы одной из российских компаний работают с клиентами в формате удаленного аутсорсинга: это очень удобно, рассказал «Умной Стране» Андрей Чумаков, партнёр юридического сервиса Solver. «Мы используем довольно много IT-инструментов и средств автоматизации. Коммуникации между московским и региональным офисом, а также между нашими юристами и клиентами проходит с помощью сервиса для видеоконференций Zoom и всем известного Skype. Также для внутренних коммуникаций активно используется корпоративный мессенджер Slack. Для общения с клиентами (или по делам) также внедрена IP-телефония от Zebra Telecom – виртуальная АТС при входящих и исходящих звонках определяет все наши номера телефонов как московские. Также со многими текущими клиентами практикуются коммуникации с помощью email, Telegram и WhatsApp – сначала мы думали о создании собственного мессенджера, но поняли, что клиентам удобно общаться с помощью привычных инструментов, а не использовать что-то новое.

Для учета поступивших от клиентов задач и потраченных на их решение человеко-часов, а также для биллинга мы используем собственное решение на основе Google Sheets и Google Docs. Это решение, в частности, позволяет клиенту в онлайн режиме отслеживать, какие задачи он перед нами поставил, в каком статусе они находятся и какие по ним дедлайны».

«Все сотрудники «Сёрчинформ» работают на корпоративных компьютерах и ноутбуках, на них установлены DLP-системы для защиты от утечек информации, контроля продуктивности и пресечения фактов непорядочности со стороны сотрудников», рассказывает Юлия Потапова. «О том, что рабочие компьютеры мы контролируем, сотрудники узнают еще на этапе собеседования. Думаю, это сразу отсекает группы риска». Перечень других приложений напрямую зависит от специфики работы удалённого специалиста. «Мы также используем багтрекинговую систему, подключение к общей среде разработки и программу интернет-телефонии. Для быстрого обмена сообщениями нам хватает скайпа. Для хранения корпоративной информации и совместного доступа мы используем собственное сетевое хранилище и VPN-подключение. Можно пользоваться и общедоступными публичными сервисами вроде Dropbox или Google Диск, пока компания небольшая. Но стоит минимизировать использование облаков, как только появляется такая возможность. На рынке масса локальных решений на любой кошелек и под любые потребности».

Одна из самых мощных и сложных систем для повышения эффективности бизнес-процессов – Process Mining by Celonis – глубинный анализ процессов на основе журнала событий, в настоящее время внедряется пока только в крупных компаниях, рассказала Юлия Фирсова. «Для среднего или небольшого бизнеса подойдут CRM-системы, одна из которых, например, Bitrix 24. Она обеспечивает непрерывное виртуальное присутствие в одном приложении всех сотрудников, позволяет общаться в реальном времени, обмениваться информацией и материалами и отслеживать процессы выполнения задач. В качестве упрощенных средств планирования и контроля, которые некоторые удалённые сотрудники используют самостоятельно, можно назвать такие приложения как Trello, Asana, Evernote, а для оперативного обмена документами ― Dropboх. Достаточно важное место занимает обязательное наличие вебексов и виртуальных конференций, которые используются не только в отчетных, но и в образовательных целях. Для проведения таких мероприятий крупные компании используют программное обеспечение Cisco Webex, а для оперативного проведения совещания или переговоров в рабочем режиме, с задействованием сотрудников, находящихся за пределами офиса, создаются группы в Skype, которые помогают быстро организовать видеовстречу с участием нескольких человек. Таким образом, современные технические средства во многих областях позволяют вывести аутсорсинг и удаленную работу на тот же уровень эффективности, что и штатных специалистов, а в некоторых вопросах даже превысить по эргономичности стандартный офисный формат занятости».

И напоследок – список приложений по контролю, которыми предлагает воспользоваться бизнес-тренер Владимир Якуба.

  • Kickidler – это программа, которая устанавливается на компьютеры всех сотрудников и позволяет в режиме реального времени наблюдать за экранами. Можно контролировать одного работника или всех сразу. Программа записывает все, что происходит на экране, доступ к материалам у вас будет на постоянной основе. Также она позволяет посмотреть историю браузера.  

  • StaffCop – это сервис, который сигнализирует о: непродуктивности персонала; опасных действиях; установке сторонних приложений. В настройках устанавливается норма рабочего дня и обеда, программа будет показывать опоздания и перелимиты перерывов. Руководитель может посмотреть рабочий стол персонала, запретить доступ к определенным сайтам, получать сообщения о продуктивности.

  • ManicTime – это тоже платформа, служащая для контроля сотрудников. Здесь отображается количество часов, проведенных за той или иной программой. Кроме того, фиксируется информация о том, сколько времени работник провел за компьютером. Отображаются эти данные в виде удобных графиков.

  • Стахановец – это сервис, который контролирует все: присутствие на рабочем месте, опоздания, продолжительность смен. Особенности следующие. Первое: записывает не только то, что происходит на экране, но и аудиозаписи разговоров в Скайпе и мессенджерах. Второе: хранит аудио- и видеофайлы в архиве. Третье: распознает нетрезвых сотрудников.

  • Sococo – это виртуальный офис. Он позволяет сотрудникам, находящимся в разных городах, собираться в общей комнате, общаться и решать рабочие вопросы. К коллегам можно обращаться, подходить, совещаться. Интересно то, что если разговаривает, например, 3 сотрудника в комнате, то их больше никто не услышит. Sococo очень мотивирует, поскольку создает эффект присутствия в офисе. Особо удобна программа для совещаний.

Елена Горбачева


Подпишитесь на рассылку «Умной Страны»
Подписаться